Skip to main content
ValikkoSulje
Postikuorikauppa toi sujuvuutta Helsingin Yliopiston postitusten hallintaan
8/29/2016

Postikuorikauppa toi sujuvuutta Helsingin Yliopiston postitusten hallintaan

”Sähköinen Postikuorikauppa on vähentänyt työvaiheita ja tuonut säästöjä.”

  • Kyllä tämä Postikuorien verkkokauppa on todella iso harppaus eteenpäin! kiittelee kiinteistösihteeri Kaija Turunen Helsingin Yliopiston tila- ja kiinteistökeskuksesta. Turunen on ollut Postin sähköisen Postikuorikaupan käyttäjänä ja vaikuttajana sen syntyajoista lähtien.

Posti halusi kuulla Helsingin Yliopistoa kehittäessään Postikuorikauppaa, sillä yliopistolla postipalveluiden käyttäjiä ja erilaisia tarpeita on paljon, ja palvelusta haluttiin mahdollisimman sujuva ja kattava. Kaija Turunen on yliopistolla Postin asiointipalveluiden pääkäyttäjä ja hänen yksikkönsä hallinnoi yliopiston postin jakelua, sisään ja ulos menevää postia sekä toimii talon neuvontapisteenä postiasioihin liittyvissä asioissa. – Pyrimme täällä tekemään mahdollisimman keskitetysti asioita ja katsomaan kokonaisuutta koko yliopiston kannalta. Kyse on aika isosta toiminnosta, mm. vuoden 2015 aikana pelkkiä Postikuoria lähti yli 100 000 kappaletta. Tämän lisäksi ovat vielä paketit, erilaiset kirjastojen lähetykset ja tutkimuksiin liittyvät postit - niin koti- kuin ulkomaille.

Sähköinen Postikuorikauppa on vähentänyt työvaiheita ja tuonut säästöjä

Palvelutarve

- Syksy on varsinainen buumi postituksissa, kun uusi lukuvuosi alkaa ja toisaalta keväällä on paljon tutkintopostituksia. Tarpeita on ympäri vuoden ja kaikki rutiineja helpottavat uudistukset ovat olleet tervetulleita, sanoo Turunen. – Ennen Postikuoret tilattiin yksiköitten toimesta paperisella lomakkeella, jonka mukaan liitettiin mallikuori. Aikaa kului sekä tilaamiseen että tilauksen perille menoon. Sitten odoteltiin toimitusta ja laskua. Me sitten laskutimme eteenpäin sisäisesti eri yksikköjä, joten laskutusviive saattoi olla jopa kuukausi ja erilaisia käsityövaiheita oli paljon.

Ratkaisu

- Vuoden 2016 alusta lähtien Postikuorien tilaaminen siirtyi kokonaan Postin verkkopalveluun ja se oli todella suuri helpotus! Me luomme tunnuksia eri yksiköille ja ohjeistamme tilaajat. Postikuorikauppa on helppokäyttöinen ja se on otettu nopeasti käyttöön. Yksiköt voivat käyttää yliopiston sisäisiltä sivuilta löytyviä mallikuoria tai luoda Postikuorikaupan suunnittelupalvelun avulla omat mallikuoret. Järjestelmässä olevia tilauksia on helppo hyödyntää lisätilauksia tehdessä. 

– Nyt yliopiston eri yksiköt voivat tilata tarvitsemiaan Postikuoria, omilla tiedoillaan ja väreillään, ja lasku ja toimitus menevät suoraan oikealle yksikölle. Kuorissa on valmiit maksumerkinnät ja lähettäjätiedot, joten ne ovat todella näppäriä käyttää. 

Hyödyt ja kokemukset

– Postin sähköinen Postikuorikauppa on tuottanut meille paljon hyötyjä!Ensinnäkin koko sisäinen laskutusrumba ja sen mukanaan tuoma työmäärä on jäänyt pois, kun lasku menee nyt suoraan tilaavaan yksikköön. Myös kuorien toimitusaika on lyhentynyt selvästi, yksiköt saavat kuorensa jo muutaman päivän sisällä, jopa seuraavana päivänä. Kaikki on nopeutunut, selkeytynyt ja helpottunut! kiittelee Turunen.

– Verkkokaupassa tilaaja näkee heti tilauksen hinnan ja se varmasti osaltaan myös motivoi tilaamaan täsmälleen tarvittavia määriä, eikä tarvitse miettiä ”varalle tilaamista”. Koska kuorien toimitus on näin nopea, voi tarvittaessa sitten tehdä lisätilauksen, eikä varastointia enää tarvita. Tämä varmasti tuottaa myös säästöä pitkällä aikavälillä. Yksiköt ovat kiitelleet tätä uudistusta ja kuorien laatuun ollaan oltu tyytyväisiä. Se on meille myös erittäin tärkeää.

– Postin kanssa toimiminen on mutkatonta ja sujuvaa. Saamme raportteja ja voimme seurata kokonaisuutta hyvin. Kun olemme antaneet kehitysehdotuksia Postille, niin mielipiteitämme ja tarpeitamme on kuunneltu.

Helsingin Yliopisto. Kaija Turunen